Справка 2-НДФЛ: образец заполнения новой формы, срок сдачи, проверка, корректировка

Справка о доходах – это один из самых востребованных документов при оформлении кредита или государственных дотаций, но это далеко не единственное предназначение 2-НДФЛ. Образцы, которые вы найдете в статье, помогут получить представление о новой форме справки и особенностях ее заполнения.

Что такое 2-НДФЛ

Эта справка предоставляется физлицом в ряде случаев. Запросить образец 2-НДФЛ могут в кредитно-финансовых организациях, налоговой инспекции и других учреждениях. Расшифровывается 2-НДФЛ как «налог с дохода физического лица». Справка является способом уведомления фискальных органов о заработке конкретного гражданина и налогах, уплаченных с прибыли. Обязанность оформлять и передавать документ в налоговую лежит на работодателе. Как правило, этим вопросом занимается финансовый отдел предприятия. Если гражданину потребуется предъявить справку в банке или любом другом месте, ему следует обратиться за получением образца 2-НДФЛ непосредственно в бухгалтерию своего предприятия. На оформление документа обычно требуется 2-3 дня.

Справка подписывается главным бухгалтером и директором. В бумажном образце 2-НДФЛ должна присутствовать мокрая печать учреждения, реквизиты и детальная информация о доходах работника и отчислениях в налоговую службу за последние шесть месяцев. Кроме того, в документе указываются следующие данные:

• полное официальное название предприятия, реквизиты и коды, указанные в реестре юрлиц и ИП;
• серия и номер паспорта сотрудника, дата выдачи и название госоргана, выдавшего документ;
• суммарный доход сотрудника за полгода с вычетами и указанием налоговой ставки;
• совокупный размер уплаченных пошлин.

Если имели место социальные или имущественные вычеты, бухгалтер отметит их соответствующим кодом. Таким образом, справка дает основную информацию о «белой» зарплате каждого работника и уплаченных налогах.

Справка о доходах для банка

Работодатель обязан предоставлять в налоговую службу информацию о своих подчиненных и их фискальных отчислениях. Рядовым гражданам данный документ может потребоваться в ряде случаев. Помимо того, что по 2-НДФЛ за год намного легче и быстрее подсчитать уплаченные налоги, этот документ является документальным подтверждением уровня дохода. Именно поэтому получить кредит в банке без справки 2-НДФЛ проблематично. Кредитно-финансовые организации хотят быть уверенными в платежеспособности клиента, поэтому при принятии решения о выдаче кредита они в первую очередь опираются на сведения о финансовой стабильности потенциального заемщика.

Для чего еще может понадобиться этот документ

На самом деле справка 2-НДФЛ об удержанных налогах может иметь более широкую сферу применения. В частности, данная форма требуется для того, чтобы:

• воспользоваться правом оформления и получения налогового вычета от государства (например, за обучение в вузе, дорогостоящее лечение, приобретение жилья и т. д.);
• доказать свой уровень дохода в ходе судебных разбирательств по делу о нарушении трудового законодательства, неуплате алиментов и др.;
• рассчитать приблизительный размер социальной пенсии (пособия по старости);
• подтвердить свой финансовый статус при намерении усыновить несовершеннолетнего или оформить над ним опекунство;
• заполнить декларацию 3-НДФЛ;
• получить визу для поездки за границу, поскольку большинство требуют документального подтверждения материального обеспечения туристов;
• обратиться за начислением пособия по безработице;
• получить пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет.

Кроме того, при расчете выплаты за больничный 2-НДФЛ является главным документом. Обратиться за документом можно в любой момент. Сотрудник имеет право попросить оформить справку о доходах за полгода или весь год.

Для получения налогового вычета 2-НДФЛ нужно предоставлять обязательно, однако гражданин может этого не делать, поскольку возврат налога на доходы физлиц – это право каждого гражданина, а не его обязанность. Однако в некоторых случаях физлицо должно самостоятельно доказать легальность своих доходов. Например, платить налог с вознаграждения или дополнительных доходов, помимо основной трудовой деятельности, работнику придется самому.

Нововведения

В прошлом году справка о доходах физлиц была подвергнута некоторым изменениям, благодаря которым удалось ликвидировать пробел в НК РФ. Новая форма 2-НДФЛ, действующая с 2015 года, предполагает возможность подачи сведений о налогах и доходах правопреемниками налогового агента. Кроме того, изменения коснулись каждого раздела документа. В частности, в первом пункте, где приводятся сведения о налоговом агенте, появились новые строчки для указания формы ликвидации или реорганизации фирмы, ее ИНН или КПП.

Заполняют новую форму правопреемники прошлой компании, они же подают отчетность по 2-НДФЛ за предшествующее предприятие. Таким образом, на правопреемника возлагается ответственность за реорганизованную структуру.

Обновления коснулись раздела «Данные о физлице». Теперь здесь нет полей, связанных с местом проживания субъекта, исключено отражение инвестиционного вычета по налогу в четвертом разделе. В новой форме 2-НДФЛ обязательно указывается документ, подтверждающий полномочия представителя налогового агента.

Стоит отметить, что ранее налоговым агентам разрешалось подавать отчет на флэшке или диске, но после нововведения такой вариант не допускается. Теперь подать справку можно в бумажном виде. Также можно отправить документ по электронной почте. Крайний срок сдачи отчета 2-НДФЛ за прошлый календарный год – 1 марта.

Коды доходов

В справке новой формы, как и в прежней, указаны четырехзначные цифровые коды, обозначающие различные статьи доходов. На данный момент актуальным считается Справочник кодов 2-НДФЛ, утвержденный ФНС РФ в 2016 году. Если нужная статья дохода в справочнике отсутствует, используется код 4800 – «иные доходы».

При наличии доходов, не подлежащих налогообложению (например, социальных выплат, пенсий, выходных пособий), сведения о них в справку не вносятся. К таковым не относятся денежные подарки на сумму более 4000 руб. – о них придется делать отметку в справке. Приведем в пример несколько кодов в 2-НДФЛ:

• 1010 – дивиденды;
• 1200 – доходы, полученные в виде страховых выплат;
• 1219 – страховые взносы;
• 1530 – выручка, полученная от операций с ценными бумагами;
• 2000 – премиальное вознаграждение, полученное налогоплательщиков за выполнение трудовых обязанностей;
• 2012 – суммы отпускных выплат;
• 2201 – вознаграждение за авторские работы, создание произведений искусства;
• 2300 – пособие, выплачиваемое при временной потере трудоспособности;
• 2530 – натуральная форма оплаты труда
• 2710 – материальная помощь работникам при рождении или усыновлении ребенка.

Как правильно заполнять новую справку

В двух словах описать весь процесс составления такого важного отчетного документа, как справка 2-НДФЛ, непросто. Но все же уделим несколько слов порядку и особенностям заполнения. Основная структура справки – это заголовок и пять разделов. Учитывая новшества, заполнять 2-НДФЛ теперь нужно по каждой ставке отдельно. Указывать нужно все пункты, даже если они не помещаются на одной странице. Сведения о налоговом агенте и его подпись необходимо проставлять на каждой странице документа.

В заголовке новой формы должен присутствовать номер справки и дата составления. Поле «Признак» отмечается цифрой «1» для обычной справки, «3» – для правопреемников, «2» – при отсутствии возможности удержания налог. Это поле бухгалтер имеет право оставлять нетронутым, если справка будет выдана физлицу по его запросу.

Что касается данных о налоговом агенте, обязательными для заполнения являются:

• код ОКТМО, закрепленный за территорией местонахождения работодателя;
• контактный городской телефон;
• КПП и ИНН налогового агента или его правопреемника;
• полное и сокращенное название фирмы, Ф. И. О. предпринимателя.

В обновленный раздел 2-НДФЛ теперь необходимо вносить подробные сведения о физлице, получившем доход, в том числе:

• Ф. И. О.;
• ИНН (для граждан РФ и иностранных граждан);
• статус налогоплательщика (резидент или нерезидент);
• дата рождения физлица;
• код гражданства по международному классификатору (для России – 643);
• серия и номер паспорта, другого документа, удостоверяющего личность.

Ошибки, которые часто допускают бухгалтеры

Недостоверные сведения, указанные при составлении справки 2-НДФЛ, могут обернуться проблемами как для физического лица, который предъявит документ по месту требования, так и для предприятия, подавшего неверную отчетность. Ошибки в 2-НДФЛ бывают разными и являются основанием для распечатки нового бланка. Самыми распространенными ошибками являются:

• помарки и опечатки на бланке – исправлять ошибку нельзя, такой документ считается испорченным;
• неправильные математические расчеты;
• отсутствие подписи ответственного бухгалтера и расшифровки возле поля «Налоговый агент»;
• подпись поставлена ручкой не синего цвета, или подпись перекрывается печатью;
• штамп стоит не в том месте, где должен быть – возле соответствующей пометки «М.П.».

К оформлению этого документа нужно подходить внимательно. Получив справку на руки, желательно проверить ее, и в случае обнаружения ошибки сразу вернуть бухгалтеру.

Можно ли исправить неверную запись

Если документ еще не был передан в налоговую инспекцию, исправить ошибку несложно. Но что делать, если проблему не удалось устранить вовремя? После проверки 2-НДФЛ налоговики, обнаружив ошибку, с большой долей вероятности начислят организации штраф. По закону избежать штрафа можно только в том случае, если должностное лицо, оформившее справку, найдет свои ошибки раньше, чем сотрудники ИНФС, и внесет корректировку.

Перед тем как сдать корректировку по 2-НДФЛ, нужно определиться с точной численностью персонала, фигурирующего в исправленной справке, и периодом, в течение которого допускается внесение изменений. Законодательство не устанавливает, сколько именно работников необходимо указывать в исправленной справке, поэтому возможна корректировка сведений по каждому из сотрудников. После проверки 2-НДФЛ за прошедший календарный год и внесения исправлений номер документа не меняют. К тому же важно различать индекс корректировки и номер отчетной справки.

Подача корректировки

Правильная подача корректировки по 2-НДФЛ – это правильное формирование содержания справки. В исправленный документ включаются все пункты и показатели, в том числе и те, что не были изменены. В шапке обязательно указывается новая дата. Согласно порядку заполнения справок 2-НДФЛ, номер корректировки может иметь значения от «01» до «98».

Образец справки, содержащий корректировку, внешне практически не имеет отличий от обыкновенной справки о доходах физлиц с индексом «00». В документе не нужно ничего перечеркивать или делать специальные пометки, чтобы обратить внимание специалистов налоговой службы на внесенные изменения. С целью пояснений бухгалтеру достаточно прикрепить пояснительную записку, в которой указать реквизиты исправленной справки 2-НДФЛ.

Аннулирующая справка

Отдельный случай – это корректировка в 2-НДФЛ с номером «99». Данный код применяется в том случае, когда в документ нужно не поправки вносить, а полностью удалить сведения. Аннулирование применяется в тех случаях, когда справка 2-НДФЛ по ошибке была отправлена в налоговую инспекцию, к которой предприятие не относится территориально или содержит данные о другом работнике.

При использовании кода корректировки «99» в справке 2-НДФЛ заполняются только первые два раздела: «Данные о налоговом агенте» и «Данные о получателе дохода». В соответствие с правилами составления 2-НДФЛ, применение корректировки «99» освобождает от необходимости заполнять оставшиеся разделы.

Срок действия документа

В соответствии со статьей 23 НК РФ, форма 2-НДФЛ не имеет никаких ограничений по срокам действия. Однако это не запрещает государственным учреждениям и кредитно-финансовым организациям самостоятельно устанавливать период действия справки. Также ограничения могут быть установлены работодателем в рамках внутреннего документооборота.

Чтобы получить кредит, банки требуют предъявлять справки, выданные не позже 10-30 дней назад. Организации ставят такие условия, чтобы видеть реальное финансовое положение клиента и не сомневаться в его платежеспособности на момент подписания кредитного договора.

В справке 2-НДФЛ указываются данные за шесть месяцев, предшествующих оформлению документа. При этом банк или любая другая организация, которой физлицо предоставляет документ, в случае некорректного оформления документа может отказаться принимать его, сомневаясь в подлинности или достоверности содержащихся данных.

В чем разница между 2-НДФЛ и 3-НДФЛ?

Если 2-НДФЛ – это справка о доходах, то 3-НДФЛ – налоговая декларация. Форму 2-НДФЛ заполняет бухгалтер, а декларацию – сам заявитель. Гражданин должен самостоятельно принести 3-НДФЛ, в то время как справка о доходах подается в виде отчетности в налоговую инспекцию без ведома сотрудника.

Главное отличие между этими двумя отчетными документами заключаются в следующем: форма 2-НДФЛ содержит информацию об официальной заработной плате и налогах, уплаченных работодателем, а 3-НДФЛ включает не только доходы от официальной занятости, но и дополнительные средства, которые не относятся к доходам, получаемым от основной работы. Например, гражданин продал недвижимость или автомобиль, значит, у него появился дополнительный доход, который по закону также должен быть обложен налогом. Декларация не отменяет необходимости подачи 2-НДФЛ, а считается более расширенной формой отчетности физических лиц.

Если речь идет об индивидуальном предпринимателе, то ему отчитываться о своих доходах нужно по форме 3-НДФЛ. Если же он одновременно работает по найму, он имеет право предоставить и справку 2-НДФЛ за подотчетный период.

Как получить 2-НДФЛ

Для тех, кто работает официально, обычно не возникает никаких сложностей в получении справки о доходах. Поскольку обязанность о составлении отчетной документации для налоговой инспекции лежит на работодателе, достаточно запросить справку 2-НДФЛ в бухгалтерии и получить ее в ближайшее время.

Чтобы ускорить процесс оформления нужной справки, нужно знать о некоторых нюансах. Обычно документ подготавливают за 2-3 дня. Чтобы получить справку на руки вовремя, нужно обратиться в бухгалтерию не с устной просьбой, а с полноценным письменным заявлением на выдачу. Это обезопасит работника от забывчивости бухгалтера, вечно заваленного работой.

Подавая заявку на получение справки, сотрудник не обязан объяснять руководству, для чего ему требуется документ. Если физлицо официально не трудоустроено, получить справку по форме 2-НДФЛ он может не сможет. Исключение составляют случаи, когда гражданин является получателем пособия в центре занятости, как ищущий работу и состоящий на бирже труда. У тех, кто нигде не работает, нет никакой возможности получить справку 2-НДФЛ. В некоторых случаях вместо 2-НДФЛ можно предоставить налоговую декларацию, но при этом придется самостоятельно уплатить налоги с указанных доходов. Чтобы получить 3-НДФЛ, нужно обратиться в подразделение налоговой службы по месту постоянной прописки.